Pentru a se efectua cercetarea administrativă, se constituie o comisie formată dintr-un număr impar de membri, dar nu mai puțin de 3 persoane din cadrul unității militare în care s-a produs paguba, nominalizate de comandantul/șeful unității militare. Există și situații în care cercetarea administrativă se efectuează de o comisie numită de comandantul/șeful eșalonului ierarhic superior al unității militare în care s-a produs paguba. Astfel de cazuri sunt când comandantul/șeful unității militare este implicat în producerea pagubei și cauzele care au stat la baza producerii pagubei sunt complexe, precum: ♦ valoarea prejudiciilor depășește pragul de 100.000 lei; ♦ prejudiciile vizează pierderi, sustrageri sau distrugeri de armament, tehnică de luptă, dispozitive militare și muniții, cu excepția elementelor de muniție consumate la trageri; ♦ pagubele sunt produse prin pierderea, distrugerea sau degradarea bunurilor din stocul de mobilizare și stocul de luptă; ♦ pagubele sunt produse de persoane încadrate în unități militare diferite; ♦ comisiile de control/audit intern constată că pagubele sunt produse de persoane care fac parte din echipa de comandă a unității.
În alte situații decât cele prezentate, la cererea temeinic motivată a comandantului/șefului unității militare în care s-a produs paguba, comandantul/șeful eșalonului ierarhic superior poate dispune măsurile necesare pentru detașarea/delegarea personalului din subordine la unitatea militară anterior amintită, în vederea completării comisiei de cercetare administrativă. În cazul în care comandantul/șeful unității militare ia cunoștință, în orice mod, că vreuna din persoanele numite pentru efectuarea cercetării administrative are legătură cu paguba produsă sau se află în relații de rudenie, subordonare sau coordonare, cu autorul/autorii pagubei, acesta este obligat să o înlocuiască. Comisia are obligația de a efectua cercetarea administrativă în termen de cel mult 180 de zile, calculat de la data constatării pagubei sau, după caz, a luării la cunoștință. Până la expirarea termenului respectiv, procesul-verbal de cercetare administrativă trebuie să fie finalizat, semnat de membrii comisiei și înregistrat la compartimentul documente clasificate. În situația în care structurile de audit public intern/alte structuri de control, în cadrul misiunilor specifice, iau cunoștință despre existența unor pagube produse prin neefectuarea/efectuarea cercetării administrative de către persoanele desemnate, fără respectarea instrucțiunilor sau prin invocarea nejustificată ori neîntemeiată a unor prevederi legale, ce au avut drept consecință reducerea cuantumului prejudiciului sau stabilirea inexistenței vreunei pagube, vor sesiza, prin documentele întocmite, comandantul/șeful eșalonului superior al unității militare care a efectuat cercetarea administrativă sau șeful Direcției de prevenire și investigare a corupției și fraudelor, după caz, în vederea dispunerii măsurilor pentru recuperarea acestora. În situația în care, din motive temeinic justificate, nu sunt îndeplinite condițiile pentru finalizarea cercetării administrative în termenul de 180 de zile, comandantul sau șeful eșalonului superior poate aproba suspendarea cercetării administrative până la eliminarea cauzei care a împiedicat efectuarea acesteia. Cererea de suspendare se face în termenul menționat și va fi însoțită de documente doveditoare ale motivului invocat. Sunt considerate motive temeinice pentru solicitarea suspendării cercetării administrative, dar fără a se limita la acestea, cazurile: ♦ efectuarea unei expertize tehnice; ♦ efectuarea unor traduceri autorizate; ♦ imposibilitatea obiectivă și dovedită prin documente justificative de a se prezenta la sediul unității, pentru ascultare și exercitarea dreptului la apărare, a persoanelor care au produs sau au favorizat producerea pagubei; ♦ existența pe rolul instanței a unei cauze conexe de a cărei soluționare depinde finalizarea cercetării; ♦ incidența unei situații de forță majoră; ♦ lipsa motivării hotărârii judecătorești definitive în situația răspunderii materiale a personalulu